This Privacy Policy is available in English and Spanish. In the event of any conflict or difference in interpretation between the two versions, the English version prevails.
This Privacy Policy explains how VAIONYX LLC, doing business as VAI IA ("VAIONYX," "VAI IA," "we," "us," or "our"), collects, uses, stores, discloses, and protects personal information when individuals and businesses use our websites, software platforms, artificial intelligence tools, dashboards, communications systems, integrations, and related services (collectively, the "Services").
By accessing or using the Services, you acknowledge the practices described in this Privacy Policy.
1. Scope of this Privacy Policy
This Privacy Policy applies to:
Business customers that create or manage a VAI IA account.
Authorized employees, administrators, and representatives of business customers.
Clients, customers, or contacts whose information is entered into VAI IA by a business customer.
Visitors to our website.
Individuals who communicate through email, SMS, forms, calendars, or AI-powered tools operated through VAI IA.
VAI IA is a business software platform. In some situations, VAIONYX LLC determines how personal information is used and acts as a data controller. In other situations, we process information on behalf of a business customer and act as a service provider or data processor.
When a business uses VAI IA to manage its own clients, appointments, or communications, that business is generally responsible for determining why the information is collected and ensuring that it has the necessary authority, consent, and legal basis to use it.
2. Information we collect
Depending on how the Services are used, we may collect the following categories of information.
2.1 Account and business information
We may collect:
Name.
Business name.
Email address.
Telephone number.
Job title or role.
Login credentials.
Account permissions.
Business address.
Business hours.
Services, prices, policies, and operational information.
Subscription and plan information.
Passwords are stored using security protections and are not intended to be stored in readable form.
2.2 Client, appointment, and customer information
Business customers may enter or connect information about their clients, including:
Client names.
Email addresses.
Telephone numbers.
Appointment dates and times.
Requested services.
Appointment status.
Notes and preferences.
Confirmation, cancellation, and rescheduling information.
Communication history.
Customer relationship information.
Business customers are responsible for ensuring that they are authorized to provide this information to VAI IA.
2.3 Conversations and artificial intelligence interactions
We may process:
Messages submitted to the VAI IA assistant.
Prompts and instructions.
Responses generated by artificial intelligence.
Actions requested through the assistant.
Pending confirmations.
Tool and automation results.
Conversation history.
Error and diagnostic information.
AI-generated responses may be inaccurate. Users should review important information and confirm actions before relying on an AI-generated response.
VAI IA may require user confirmation before performing certain actions, such as sending messages, modifying appointments, or changing business information.
2.4 SMS and email information
When communication features are enabled, we may process:
Sender and recipient telephone numbers.
Sender and recipient email addresses.
Message content.
Message identifiers.
Delivery status.
Timestamps.
Confirmation and cancellation responses.
Communications preferences.
Carrier or delivery error codes.
SMS and email messages may be processed through third-party communications providers.
Message and data rates may apply. Recipients may opt out of nonessential SMS communications by replying STOP or by contacting the business that sent the message. Replying HELP may provide assistance where supported.
VAI IA and its business customers are responsible for using messaging features only when appropriate consent or other lawful authorization has been obtained.
2.5 Calendar and integration data
If a user connects a calendar or third-party application, we may access information such as:
Calendar names.
Event titles.
Event dates and times.
Attendees.
Availability.
Event descriptions.
Appointment identifiers.
Authorization tokens.
Integration settings.
We use this information to provide requested features such as appointment synchronization, reminders, scheduling, confirmations, cancellations, and availability management.
Users may disconnect an integration through VAI IA or through the third-party provider when available.
2.6 Google user data
If a user connects a Google account or Google Calendar, VAI IA may access only the Google user data and permissions necessary to provide the requested functionality.
Our use of information received from Google APIs will comply with the Google API Services User Data Policy, including applicable Limited Use requirements.
Google user data will not be:
Sold to data brokers.
Used for targeted advertising.
Used to determine creditworthiness.
Transferred to unrelated third parties except as necessary to provide the requested feature, maintain security, comply with law, or complete a business transaction with appropriate protections.
We request only permissions that are reasonably necessary for the features the user chooses to enable.
2.7 Payment and billing information
When payment features are enabled, we may collect:
Billing name and address.
Subscription plan.
Payment status.
Invoice information.
Transaction identifiers.
Renewal and cancellation status.
Limited payment method details, such as card type and last four digits.
Full payment card details are expected to be processed by an authorized third-party payment processor. VAIONYX LLC does not intend to directly store full card numbers or card security codes.
The payment processor may process information under its own privacy policy and legal obligations.
2.8 Cookies, device data, and analytics
We may automatically collect:
IP address.
Browser type.
Device type.
Operating system.
Pages viewed.
Login and session activity.
Referring pages.
Approximate location derived from IP address.
Error logs.
Performance information.
Cookie identifiers.
Security events.
We may use essential cookies to keep users signed in, protect accounts, remember preferences, and operate the Services.
Where permitted, we may also use analytics cookies to understand how the Services are used and improve performance. Users may be given cookie choices where required by law.
2.9 Support and feedback information
We may collect information submitted through:
Support requests.
Demonstration forms.
Contact forms.
Surveys.
Feedback.
Bug reports.
Sales communications.
3. How we use information
We may use personal information to:
Create and manage accounts.
Authenticate users.
Provide the VAI IA platform.
Operate AI-powered business assistance.
Manage clients and appointments.
Synchronize calendars.
Send appointment confirmations and reminders.
Send email and SMS communications.
Create pending actions and request confirmation.
Process subscriptions and payments.
Provide customer support.
Customize business settings.
Monitor system performance.
Troubleshoot technical issues.
Detect fraud, abuse, or unauthorized access.
Protect accounts, users, and infrastructure.
Comply with legal obligations.
Enforce contracts and platform rules.
Improve the Services and develop new features.
Generate aggregated or de-identified analytics.
We will not use personal information for purposes that are materially different from those described in this Privacy Policy without providing additional notice or obtaining consent where required.
4. Artificial intelligence processing
VAI IA uses artificial intelligence technologies to understand requests, generate responses, organize information, and assist with business tasks.
Information submitted to AI features may be processed by third-party AI infrastructure providers that help operate the Services.
We seek to limit information shared with these providers to what is reasonably necessary to provide the requested functionality.
Users should not submit highly sensitive information to AI features unless it is necessary, legally permitted, and authorized by the affected individual.
VAI IA does not use artificial intelligence to make final decisions that produce legal or similarly significant effects concerning an individual without appropriate human involvement.
Business customers remain responsible for reviewing AI-generated content before using it in important business decisions or customer communications.
5. How we share information
We may share information with the following categories of recipients.
5.1 Service providers
We may use service providers for:
Cloud hosting.
Database infrastructure.
Authentication.
Artificial intelligence processing.
SMS and telephone communications.
Email delivery.
Calendar synchronization.
Payment processing.
Analytics.
Security monitoring.
Customer support.
Software development and infrastructure.
These providers may process information only as reasonably necessary to provide their services to us, subject to their contractual and legal obligations.
5.2 Business customers
When an individual communicates with a business using VAI IA, the information may be made available to that business and its authorized users.
VAIONYX LLC is not responsible for how a business customer independently uses information outside the VAI IA platform.
5.3 Legal and safety disclosures
We may disclose information when reasonably necessary to:
Comply with applicable law.
Respond to a court order, subpoena, or lawful government request.
Protect the rights and safety of VAIONYX LLC, our users, or others.
Investigate fraud, abuse, or security incidents.
Enforce our agreements.
Establish, exercise, or defend legal claims.
5.4 Business transactions
Information may be transferred as part of a merger, acquisition, financing, reorganization, sale of assets, or similar business transaction, subject to appropriate confidentiality and data protection measures.
5.5 With consent
We may share information when the user or business customer directs us to do so or provides consent.
6. No sale of personal information
VAIONYX LLC does not sell personal information for monetary consideration.
We do not share personal information for cross-context behavioral advertising or targeted advertising as those terms are defined under applicable privacy laws.
If these practices change, we will update this Privacy Policy and provide any legally required notices and opt-out mechanisms before implementing the change.
7. Data security
We use reasonable administrative, technical, and organizational measures designed to protect personal information.
These measures may include:
Encryption in transit.
Encryption of selected integration credentials at rest.
Access controls.
Authentication and authorization systems.
Tenant separation.
Security logging.
Rate limiting.
Input validation.
Secret management.
Testing and monitoring.
Restricted administrative access.
Backup and recovery practices.
No method of storage or transmission is completely secure. We cannot guarantee absolute security, but we work to reduce reasonably foreseeable risks.
Users are responsible for maintaining the confidentiality of their login information and notifying us of suspected unauthorized access.
8. Data retention
We retain personal information for as long as reasonably necessary to:
Provide the Services.
Maintain an active account.
Complete transactions.
Fulfill contractual obligations.
Resolve disputes.
Maintain security.
Prevent fraud.
Comply with legal, accounting, or regulatory obligations.
Retention periods may vary depending on the type of information, the business customer's instructions, legal requirements, and operational needs.
When information is no longer reasonably necessary, we may delete, anonymize, or securely isolate it.
Backup copies may remain for a limited period before being overwritten or deleted.
9. Privacy rights
Depending on where an individual lives and which laws apply, the individual may have the right to:
Confirm whether we process personal information.
Access personal information.
Correct inaccurate information.
Request deletion.
Obtain a portable copy of information.
Opt out of the sale of personal information.
Opt out of targeted advertising.
Withdraw consent where processing is based on consent.
Restrict or object to certain processing.
Submit a complaint to an appropriate regulatory authority.
Because VAI IA often processes information on behalf of a business customer, an individual may need to submit a request directly to the business that collected the information.
To submit a request directly to VAIONYX LLC, contact ceo@vainyx.com.
We may need to verify the identity and authority of the person making the request. We will respond within the period required by applicable law.
Authorized agents may submit requests where permitted, subject to verification.
We will not unlawfully discriminate against an individual for exercising a privacy right.
10. Communication preferences
Users may unsubscribe from marketing emails using the unsubscribe link included in the message.
Recipients may opt out of eligible SMS messages by replying STOP.
Opting out of marketing communications does not necessarily prevent transactional or service-related communications, such as:
Security notices.
Account updates.
Payment notices.
Appointment communications requested by the user.
Legally required notices.
Users may also contact us or the applicable business customer to update communication preferences.
11. Cookies and tracking choices
Browsers may allow users to block or delete cookies.
Disabling essential cookies may prevent login, account security, preferences, or other core platform features from functioning properly.
Where legally required, we will obtain consent before using nonessential cookies or similar technologies.
VAI IA does not currently respond to every browser-based "Do Not Track" signal because there is no universally accepted technical standard. We will honor legally recognized opt-out preference signals where required and technically supported.
12. International data transfers
VAIONYX LLC is based in the United States.
Information may be processed in the United States or other locations where our service providers operate.
These locations may have data protection laws different from those in the user's country.
Where required, we will use appropriate contractual, legal, or organizational safeguards for international transfers.
13. Children's privacy
The Services are designed for businesses and are not directed to children under 13 years of age.
We do not knowingly collect personal information directly from children under 13 without appropriate parental authorization.
If we learn that information was collected from a child in violation of applicable law, we will take reasonable steps to delete it.
A parent or legal guardian who believes a child provided information may contact us at ceo@vainyx.com.
14. Third-party services and links
The Services may contain links to or integrations with third-party services.
Third parties operate under their own privacy policies and terms. VAIONYX LLC is not responsible for the independent privacy practices of third parties.
Users should review the privacy policies of any connected service before authorizing access.
15. Business customer responsibilities
Business customers using VAI IA agree that they are responsible for:
Providing required privacy notices to their clients.
Obtaining appropriate consent for email, SMS, calendar, and AI processing.
Using personal information only for lawful purposes.
Maintaining accurate client information.
Restricting platform access to authorized users.
Responding to client privacy requests when they control the information.
Avoiding the entry of unnecessary sensitive information.
Complying with applicable communications and privacy laws.
VAIONYX LLC may suspend or restrict use of the Services when we reasonably believe the platform is being used unlawfully or in a manner that creates security, privacy, or safety risks.
16. Changes to this Privacy Policy
We may update this Privacy Policy as VAI IA evolves or as legal requirements change.
When material changes are made, we may provide notice through:
The website.
The application.
Email.
The account dashboard.
Another reasonable communication method.
The updated version will show a revised "Last updated" date.
Continued use of the Services after the effective date of an updated Privacy Policy constitutes acknowledgment of the updated policy where permitted by law.
17. Contact us
Questions, requests, or concerns about this Privacy Policy may be sent to:
Mailing address: 186 W 8517 N, North Ogden, UT 84414, United States
State of organization: Utah, United States
Esta Política de Privacidad está disponible en inglés y en español. En caso de conflicto o diferencia de interpretación entre ambas versiones, prevalecerá la versión en inglés.
Esta Política de Privacidad explica cómo VAIONYX LLC, que opera comercialmente como VAI IA ("VAIONYX", "VAI IA", "nosotros" o "nuestro"), recopila, usa, almacena, divulga y protege la información personal cuando personas y negocios utilizan nuestros sitios web, plataformas de software, herramientas de inteligencia artificial, paneles, sistemas de comunicación, integraciones y servicios relacionados (en conjunto, los "Servicios").
Al acceder o utilizar los Servicios, usted reconoce las prácticas descritas en esta Política de Privacidad.
1. Alcance de esta Política de Privacidad
Esta Política de Privacidad aplica a:
Clientes empresariales que crean o administran una cuenta de VAI IA.
Empleados, administradores y representantes autorizados de clientes empresariales.
Clientes o contactos cuya información es ingresada en VAI IA por un cliente empresarial.
Visitantes de nuestro sitio web.
Personas que se comunican mediante correo electrónico, SMS, formularios, calendarios o herramientas con inteligencia artificial operadas a través de VAI IA.
VAI IA es una plataforma de software empresarial. En algunas situaciones, VAIONYX LLC determina cómo se usa la información personal y actúa como responsable del tratamiento. En otras situaciones, procesamos información por cuenta de un cliente empresarial y actuamos como proveedor de servicios o encargado del tratamiento.
Cuando un negocio usa VAI IA para gestionar a sus propios clientes, citas o comunicaciones, ese negocio es por lo general el responsable de determinar por qué se recopila la información y de asegurarse de contar con la autoridad, el consentimiento y la base legal necesarios para usarla.
2. Información que recopilamos
Según la forma en que se utilicen los Servicios, podemos recopilar las siguientes categorías de información.
2.1 Información de cuenta y del negocio
Podemos recopilar:
Nombre.
Nombre del negocio.
Dirección de correo electrónico.
Número de teléfono.
Cargo o función.
Credenciales de acceso.
Permisos de la cuenta.
Dirección del negocio.
Horario de atención.
Servicios, precios, políticas e información operativa.
Información de suscripción y plan.
Las contraseñas se almacenan con protecciones de seguridad y no se pretende almacenarlas en formato legible.
2.2 Información de clientes, citas y consumidores
Los clientes empresariales pueden ingresar o conectar información sobre sus propios clientes, incluyendo:
Nombres de clientes.
Direcciones de correo electrónico.
Números de teléfono.
Fechas y horas de las citas.
Servicios solicitados.
Estado de la cita.
Notas y preferencias.
Información de confirmación, cancelación y reprogramación.
Historial de comunicaciones.
Información de la relación con el cliente.
Los clientes empresariales son responsables de asegurarse de estar autorizados para proporcionar esta información a VAI IA.
2.3 Conversaciones e interacciones con inteligencia artificial
Podemos procesar:
Mensajes enviados al asistente de VAI IA.
Instrucciones e indicaciones.
Respuestas generadas por inteligencia artificial.
Acciones solicitadas a través del asistente.
Confirmaciones pendientes.
Resultados de herramientas y automatizaciones.
Historial de conversación.
Información de errores y diagnóstico.
Las respuestas generadas por inteligencia artificial pueden ser inexactas. Los usuarios deben revisar la información importante y confirmar las acciones antes de basarse en una respuesta generada por IA.
VAI IA puede requerir la confirmación del usuario antes de ejecutar ciertas acciones, como enviar mensajes, modificar citas o cambiar información del negocio.
2.4 Información de SMS y correo electrónico
Cuando las funciones de comunicación están habilitadas, podemos procesar:
Números de teléfono del remitente y del destinatario.
Direcciones de correo del remitente y del destinatario.
Contenido del mensaje.
Identificadores del mensaje.
Estado de entrega.
Marcas de tiempo.
Respuestas de confirmación y cancelación.
Preferencias de comunicación.
Códigos de error del operador o de entrega.
Los mensajes SMS y de correo electrónico pueden procesarse mediante proveedores de comunicaciones externos.
Pueden aplicarse tarifas de mensajes y datos. Los destinatarios pueden darse de baja de las comunicaciones SMS no esenciales respondiendo STOP o contactando al negocio que envió el mensaje. Responder HELP puede proporcionar asistencia donde esté disponible.
VAI IA y sus clientes empresariales son responsables de utilizar las funciones de mensajería únicamente cuando se haya obtenido el consentimiento adecuado u otra autorización legal.
2.5 Datos de calendario e integraciones
Si un usuario conecta un calendario o una aplicación de terceros, podemos acceder a información como:
Nombres de calendarios.
Títulos de eventos.
Fechas y horas de eventos.
Asistentes.
Disponibilidad.
Descripciones de eventos.
Identificadores de citas.
Tokens de autorización.
Configuración de integraciones.
Usamos esta información para proporcionar las funciones solicitadas, como sincronización de citas, recordatorios, agendamiento, confirmaciones, cancelaciones y gestión de disponibilidad.
Los usuarios pueden desconectar una integración desde VAI IA o desde el proveedor externo cuando esté disponible.
2.6 Datos de usuario de Google
Si un usuario conecta una cuenta de Google o Google Calendar, VAI IA puede acceder únicamente a los datos y permisos de Google necesarios para proporcionar la funcionalidad solicitada.
Nuestro uso de la información recibida de las API de Google cumplirá con la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos aplicables de Uso Limitado.
Los datos de usuario de Google no serán:
Vendidos a intermediarios de datos.
Utilizados para publicidad dirigida.
Utilizados para determinar solvencia crediticia.
Transferidos a terceros no relacionados, salvo cuando sea necesario para proporcionar la función solicitada, mantener la seguridad, cumplir con la ley o completar una transacción comercial con las protecciones adecuadas.
Solicitamos únicamente los permisos que son razonablemente necesarios para las funciones que el usuario decide habilitar.
2.7 Información de pago y facturación
Cuando las funciones de pago están habilitadas, podemos recopilar:
Nombre y dirección de facturación.
Plan de suscripción.
Estado del pago.
Información de facturas.
Identificadores de transacción.
Estado de renovación y cancelación.
Datos limitados del método de pago, como tipo de tarjeta y últimos cuatro dígitos.
Se espera que los datos completos de la tarjeta de pago sean procesados por un procesador de pagos externo autorizado. VAIONYX LLC no pretende almacenar directamente números completos de tarjeta ni códigos de seguridad.
El procesador de pagos puede tratar la información conforme a su propia política de privacidad y obligaciones legales.
2.8 Cookies, datos del dispositivo y analítica
Podemos recopilar automáticamente:
Dirección IP.
Tipo de navegador.
Tipo de dispositivo.
Sistema operativo.
Páginas visitadas.
Actividad de inicio de sesión y sesión.
Páginas de referencia.
Ubicación aproximada derivada de la dirección IP.
Registros de errores.
Información de rendimiento.
Identificadores de cookies.
Eventos de seguridad.
Podemos usar cookies esenciales para mantener la sesión iniciada, proteger cuentas, recordar preferencias y operar los Servicios.
Cuando esté permitido, también podemos usar cookies de analítica para entender cómo se usan los Servicios y mejorar el rendimiento. Se podrán ofrecer opciones de cookies a los usuarios cuando la ley lo exija.
2.9 Información de soporte y comentarios
Podemos recopilar información enviada mediante:
Solicitudes de soporte.
Formularios de demostración.
Formularios de contacto.
Encuestas.
Comentarios.
Reportes de errores.
Comunicaciones comerciales.
3. Cómo usamos la información
Podemos usar la información personal para:
Crear y administrar cuentas.
Autenticar usuarios.
Proporcionar la plataforma VAI IA.
Operar la asistencia empresarial con inteligencia artificial.
Gestionar clientes y citas.
Sincronizar calendarios.
Enviar confirmaciones y recordatorios de citas.
Enviar comunicaciones por correo electrónico y SMS.
Crear acciones pendientes y solicitar confirmación.
Procesar suscripciones y pagos.
Brindar atención al cliente.
Personalizar la configuración del negocio.
Supervisar el rendimiento del sistema.
Resolver problemas técnicos.
Detectar fraude, abuso o accesos no autorizados.
Proteger cuentas, usuarios e infraestructura.
Cumplir con obligaciones legales.
Hacer cumplir contratos y reglas de la plataforma.
Mejorar los Servicios y desarrollar nuevas funciones.
Generar analítica agregada o anonimizada.
No usaremos la información personal para fines materialmente distintos de los descritos en esta Política de Privacidad sin proporcionar un aviso adicional u obtener consentimiento cuando sea necesario.
4. Procesamiento con inteligencia artificial
VAI IA utiliza tecnologías de inteligencia artificial para comprender solicitudes, generar respuestas, organizar información y asistir en tareas del negocio.
La información enviada a las funciones de IA puede ser procesada por proveedores externos de infraestructura de inteligencia artificial que ayudan a operar los Servicios.
Procuramos limitar la información compartida con estos proveedores a lo razonablemente necesario para proporcionar la funcionalidad solicitada.
Los usuarios no deben enviar información altamente sensible a las funciones de IA salvo que sea necesario, legalmente permitido y autorizado por la persona afectada.
VAI IA no utiliza inteligencia artificial para tomar decisiones finales que produzcan efectos jurídicos o similarmente significativos sobre una persona sin la debida intervención humana.
Los clientes empresariales siguen siendo responsables de revisar el contenido generado por IA antes de usarlo en decisiones importantes del negocio o en comunicaciones con clientes.
5. Cómo compartimos la información
Podemos compartir información con las siguientes categorías de destinatarios.
5.1 Proveedores de servicios
Podemos utilizar proveedores de servicios para:
Alojamiento en la nube.
Infraestructura de bases de datos.
Autenticación.
Procesamiento de inteligencia artificial.
Comunicaciones por SMS y telefonía.
Entrega de correo electrónico.
Sincronización de calendarios.
Procesamiento de pagos.
Analítica.
Monitoreo de seguridad.
Atención al cliente.
Desarrollo de software e infraestructura.
Estos proveedores pueden procesar información únicamente en la medida razonablemente necesaria para prestarnos sus servicios, sujetos a sus obligaciones contractuales y legales.
5.2 Clientes empresariales
Cuando una persona se comunica con un negocio que utiliza VAI IA, la información puede ponerse a disposición de ese negocio y de sus usuarios autorizados.
VAIONYX LLC no es responsable del uso que un cliente empresarial haga de la información de forma independiente fuera de la plataforma VAI IA.
5.3 Divulgaciones legales y de seguridad
Podemos divulgar información cuando sea razonablemente necesario para:
Cumplir con la ley aplicable.
Responder a una orden judicial, citación o solicitud gubernamental legítima.
Proteger los derechos y la seguridad de VAIONYX LLC, nuestros usuarios u otras personas.
Investigar fraude, abuso o incidentes de seguridad.
Hacer cumplir nuestros acuerdos.
Establecer, ejercer o defender reclamaciones legales.
5.4 Transacciones comerciales
La información puede transferirse como parte de una fusión, adquisición, financiamiento, reorganización, venta de activos o transacción comercial similar, sujeta a medidas adecuadas de confidencialidad y protección de datos.
5.5 Con consentimiento
Podemos compartir información cuando el usuario o el cliente empresarial nos indique hacerlo o preste su consentimiento.
6. No vendemos información personal
VAIONYX LLC no vende información personal a cambio de una contraprestación económica.
No compartimos información personal para publicidad conductual entre contextos ni para publicidad dirigida, según se definen esos términos en las leyes de privacidad aplicables.
Si estas prácticas cambian, actualizaremos esta Política de Privacidad y proporcionaremos los avisos y mecanismos de exclusión legalmente exigidos antes de implementar el cambio.
7. Seguridad de los datos
Utilizamos medidas administrativas, técnicas y organizativas razonables diseñadas para proteger la información personal.
Estas medidas pueden incluir:
Cifrado en tránsito.
Cifrado en reposo de credenciales de integración seleccionadas.
Controles de acceso.
Sistemas de autenticación y autorización.
Separación entre inquilinos.
Registro de eventos de seguridad.
Limitación de tasa de solicitudes.
Validación de entradas.
Gestión de secretos.
Pruebas y monitoreo.
Acceso administrativo restringido.
Prácticas de respaldo y recuperación.
Ningún método de almacenamiento o transmisión es completamente seguro. No podemos garantizar seguridad absoluta, pero trabajamos para reducir los riesgos razonablemente previsibles.
Los usuarios son responsables de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso y de notificarnos cualquier sospecha de acceso no autorizado.
8. Conservación de datos
Conservamos la información personal durante el tiempo que sea razonablemente necesario para:
Prestar los Servicios.
Mantener una cuenta activa.
Completar transacciones.
Cumplir obligaciones contractuales.
Resolver disputas.
Mantener la seguridad.
Prevenir el fraude.
Cumplir obligaciones legales, contables o regulatorias.
Los periodos de conservación pueden variar según el tipo de información, las instrucciones del cliente empresarial, los requisitos legales y las necesidades operativas.
Cuando la información ya no sea razonablemente necesaria, podemos eliminarla, anonimizarla o aislarla de forma segura.
Las copias de respaldo pueden permanecer durante un periodo limitado antes de ser sobrescritas o eliminadas.
9. Derechos de privacidad
Según el lugar de residencia de la persona y las leyes aplicables, esta puede tener derecho a:
Confirmar si procesamos información personal.
Acceder a la información personal.
Corregir información inexacta.
Solicitar la eliminación.
Obtener una copia portátil de la información.
Excluirse de la venta de información personal.
Excluirse de la publicidad dirigida.
Retirar el consentimiento cuando el tratamiento se base en él.
Restringir u oponerse a ciertos tratamientos.
Presentar una reclamación ante la autoridad reguladora correspondiente.
Dado que VAI IA a menudo procesa información por cuenta de un cliente empresarial, es posible que la persona deba presentar su solicitud directamente al negocio que recopiló la información.
Para presentar una solicitud directamente a VAIONYX LLC, escriba a ceo@vainyx.com.
Es posible que necesitemos verificar la identidad y la autoridad de quien presenta la solicitud. Responderemos dentro del plazo exigido por la ley aplicable.
Los agentes autorizados pueden presentar solicitudes cuando esté permitido, sujeto a verificación.
No discriminaremos de manera ilícita a una persona por ejercer un derecho de privacidad.
10. Preferencias de comunicación
Los usuarios pueden darse de baja de los correos de marketing mediante el enlace de cancelación incluido en el mensaje.
Los destinatarios pueden excluirse de los mensajes SMS elegibles respondiendo STOP.
Excluirse de las comunicaciones de marketing no necesariamente impide las comunicaciones transaccionales o relacionadas con el servicio, como:
Avisos de seguridad.
Actualizaciones de la cuenta.
Avisos de pago.
Comunicaciones de citas solicitadas por el usuario.
Avisos legalmente exigidos.
Los usuarios también pueden contactarnos a nosotros o al cliente empresarial correspondiente para actualizar sus preferencias de comunicación.
11. Cookies y opciones de seguimiento
Los navegadores pueden permitir a los usuarios bloquear o eliminar cookies.
Desactivar las cookies esenciales puede impedir el funcionamiento correcto del inicio de sesión, la seguridad de la cuenta, las preferencias u otras funciones centrales de la plataforma.
Cuando la ley lo exija, obtendremos consentimiento antes de usar cookies no esenciales o tecnologías similares.
Actualmente VAI IA no responde a todas las señales de navegador "Do Not Track" porque no existe un estándar técnico universalmente aceptado. Respetaremos las señales de preferencia de exclusión legalmente reconocidas cuando sea exigible y técnicamente compatible.
12. Transferencias internacionales de datos
VAIONYX LLC tiene su sede en los Estados Unidos.
La información puede procesarse en los Estados Unidos o en otras ubicaciones donde operen nuestros proveedores de servicios.
Estas ubicaciones pueden tener leyes de protección de datos distintas de las del país del usuario.
Cuando sea necesario, utilizaremos salvaguardas contractuales, legales u organizativas adecuadas para las transferencias internacionales.
13. Privacidad de menores
Los Servicios están diseñados para negocios y no están dirigidos a menores de 13 años.
No recopilamos conscientemente información personal directamente de menores de 13 años sin la autorización parental correspondiente.
Si tenemos conocimiento de que se recopiló información de un menor en violación de la ley aplicable, tomaremos medidas razonables para eliminarla.
Un padre, madre o tutor legal que crea que un menor proporcionó información puede contactarnos en ceo@vainyx.com.
14. Servicios y enlaces de terceros
Los Servicios pueden contener enlaces o integraciones con servicios de terceros.
Los terceros operan bajo sus propias políticas de privacidad y términos. VAIONYX LLC no es responsable de las prácticas de privacidad independientes de terceros.
Los usuarios deben revisar las políticas de privacidad de cualquier servicio conectado antes de autorizar el acceso.
15. Responsabilidades del cliente empresarial
Los clientes empresariales que usan VAI IA aceptan ser responsables de:
Proporcionar los avisos de privacidad exigidos a sus clientes.
Obtener el consentimiento adecuado para el tratamiento por correo, SMS, calendario e inteligencia artificial.
Usar la información personal únicamente con fines lícitos.
Mantener información de clientes exacta.
Restringir el acceso a la plataforma a usuarios autorizados.
Atender las solicitudes de privacidad de sus clientes cuando controlen la información.
Evitar el ingreso de información sensible innecesaria.
Cumplir las leyes aplicables de comunicaciones y privacidad.
VAIONYX LLC puede suspender o restringir el uso de los Servicios cuando razonablemente considere que la plataforma se está utilizando de forma ilícita o de una manera que genere riesgos de seguridad, privacidad o protección.
16. Cambios a esta Política de Privacidad
Podemos actualizar esta Política de Privacidad conforme VAI IA evolucione o cambien los requisitos legales.
Cuando se realicen cambios materiales, podremos notificarlo a través de:
El sitio web.
La aplicación.
Correo electrónico.
El panel de la cuenta.
Otro medio de comunicación razonable.
La versión actualizada mostrará una fecha de "Última actualización" revisada.
El uso continuado de los Servicios después de la fecha de entrada en vigor de una Política de Privacidad actualizada constituye reconocimiento de la política actualizada donde la ley lo permita.
17. Contacto
Las preguntas, solicitudes o inquietudes sobre esta Política de Privacidad pueden enviarse a: