These Terms and Conditions are available in English and Spanish. In the event of any conflict or difference in interpretation between the two versions, the English version prevails.
These Terms and Conditions ("Terms") constitute a legally binding agreement between you and VAIONYX LLC, doing business as VAI IA ("VAIONYX," "VAI IA," "Company," "we," "us," or "our").
These Terms govern your access to and use of our websites, dashboards, artificial intelligence assistants, software-as-a-service platforms, communication tools, integrations, APIs, automation features, and related products and services, collectively referred to as the "Services."
By creating an account, purchasing a subscription, clicking an acceptance button, accessing the Services, or continuing to use the Services, you agree to these Terms and our Privacy Policy.
If you do not agree to these Terms, you must not access or use the Services.
1. Eligibility and authority
You must be at least 18 years old and legally capable of entering into a binding agreement to use the Services.
If you access or use the Services on behalf of a company, organization, or other legal entity, you represent that:
You have authority to bind that entity to these Terms.
The information you provide is accurate.
The entity agrees to be responsible for your use and the use of its authorized users.
In these circumstances, "you" and "Customer" refer to both you and the entity you represent.
2. Description of the Services
VAI IA provides business software and artificial intelligence tools that may include:
AI-powered business assistance.
Customer and client management.
Appointment creation and scheduling.
Appointment confirmations, cancellations, and rescheduling.
Business information management.
SMS and email communications.
Calendar synchronization.
Business reminders.
Pending actions requiring user confirmation.
Analytics and operational dashboards.
Business automations.
Third-party integrations.
Subscription and account management.
Features may vary according to the selected subscription, configuration, location, third-party availability, and stage of product development.
We may add, remove, improve, suspend, or modify features at any time.
3. Business accounts
Certain Services require an account.
You agree to:
Provide accurate and current registration information.
Keep account information updated.
Maintain the confidentiality of your login credentials.
Restrict access to authorized users.
Use appropriate security measures.
Notify us promptly of suspected unauthorized access.
Accept responsibility for activity conducted through your account.
You may not share an account in a manner that bypasses user limits, pricing, security controls, or access restrictions.
VAIONYX LLC is not responsible for losses caused by unauthorized access resulting from your failure to protect credentials or devices.
4. Authorized users
A business customer may authorize employees, contractors, or representatives to access its account.
The business customer is responsible for:
Determining who receives access.
Assigning appropriate permissions.
Removing access when it is no longer required.
Training authorized users.
Ensuring that authorized users comply with these Terms.
All activity performed by authorized users.
Actions performed through an authenticated account may be treated as authorized by the applicable business customer unless we have been notified of unauthorized access.
5. Business and Customer Data
"Customer Data" means information submitted, uploaded, connected, generated, or processed through the Services by or on behalf of a business customer.
Customer Data may include:
Business information.
Client names and contact details.
Appointments.
Notes.
Conversations.
Calendar events.
Messages.
Confirmation records.
Files.
Operational information.
Instructions provided to AI features.
As between VAIONYX LLC and the business customer, the business customer retains ownership of its Customer Data.
The business customer grants VAIONYX LLC a limited right to process Customer Data as necessary to:
Provide the Services.
Operate requested integrations.
Maintain security.
Prevent abuse.
Provide support.
Comply with law.
Improve the reliability and performance of the Services.
The business customer represents that it has all rights, permissions, notices, and consents necessary to provide Customer Data to VAI IA.
6. Customer privacy responsibilities
Business customers are responsible for their own collection and use of personal information.
Comply with applicable privacy, communications, consumer protection, and data security laws.
When VAIONYX LLC processes personal information on behalf of a business customer, the business customer generally determines the purpose and means of processing.
Additional data-processing terms may apply to enterprise customers.
7. Artificial intelligence features
VAI IA uses artificial intelligence to analyze requests, generate responses, retrieve business information, recommend actions, and assist with operational tasks.
AI-generated output may:
Be incomplete.
Be inaccurate.
Misinterpret information.
Contain outdated information.
Produce unexpected results.
Differ from the actual outcome of an integrated tool or database action.
You must review AI-generated content before relying on it.
VAI IA should not be used as a substitute for qualified professional advice, including legal, medical, financial, tax, safety, or regulatory advice.
You remain responsible for:
Reviewing AI-generated content.
Confirming important information.
Verifying appointments and records.
Approving communications.
Evaluating recommendations.
Deciding whether an automated action is appropriate.
Complying with laws applicable to your business.
VAIONYX LLC does not guarantee that AI output will be accurate, complete, or suitable for a particular purpose.
8. Confirmations and automated actions
Certain actions may require explicit confirmation before execution.
These actions may include:
Sending an SMS.
Sending an email.
Creating or modifying an appointment.
Canceling an appointment.
Modifying business information.
Contacting a client.
Executing an integration action.
You are responsible for reviewing all relevant details before confirmation.
An action should not be considered successfully completed solely because an AI response states that it was completed. The authoritative result is the status returned by the applicable system, database, integration, message log, or third-party provider.
We may prevent repeated confirmation of the same action to reduce duplicate activity.
9. Communications, SMS, and email
VAI IA may enable business customers to send transactional or permitted marketing communications through SMS, email, or other channels.
The business customer is responsible for:
Obtaining appropriate recipient consent.
Maintaining records of consent where required.
Identifying itself in communications.
Sending only lawful and authorized content.
Providing required opt-out instructions.
Honoring opt-out requests promptly.
Maintaining accurate contact information.
Complying with carrier and provider rules.
Completing any required messaging registration.
Paying applicable messaging and carrier charges.
Recipients may be able to reply STOP to opt out, or HELP to request assistance.
Message frequency may vary. Message and data rates may apply.
A recipient who has opted out must not receive additional nonpermitted messages unless the recipient provides renewed consent.
VAI IA does not guarantee that any message will be delivered. Messages may be delayed, filtered, rejected, blocked, or marked undeliverable by a carrier, communications provider, recipient system, or regulatory requirement.
10. Messaging registration
Some jurisdictions, carriers, and telephone networks require registration, verification, or approval before messages can be delivered.
The business customer is responsible for providing accurate information needed for:
A2P registration.
Toll-free verification.
Sender verification.
Brand registration.
Messaging campaigns.
Carrier compliance.
Consent documentation.
A message accepted or queued by a provider is not necessarily delivered to the recipient.
VAIONYX LLC is not responsible for messaging failures caused by incomplete registration, carrier restrictions, recipient blocking, invalid numbers, or third-party policy enforcement.
11. Calendar and third-party integrations
The Services may allow users to connect third-party services, including calendar, communications, payment, analytics, and productivity platforms.
By connecting an integration, you authorize VAI IA to access and process information permitted by the authorization you grant.
You are responsible for:
Reviewing requested permissions.
Maintaining the connected account.
Ensuring that the integration is properly authorized.
Disconnecting access when it is no longer required.
Complying with the third party's terms.
Reviewing information before synchronization or modification.
Third-party services are controlled by their providers. We do not guarantee their availability, accuracy, security, or continued compatibility.
A third-party provider may modify, limit, suspend, or terminate its service without our control.
12. Google services
If you connect a Google service, your use may also be governed by Google's applicable terms and policies.
You authorize VAI IA to access only the permissions you approve.
Google account data will be used to provide requested functionality such as:
Calendar synchronization.
Appointment scheduling.
Availability management.
Reminders.
Event creation or modification.
You may revoke access through your Google account or through VAI IA where available.
13. Subscriptions
Certain Services may require a paid subscription.
Subscription details may include:
Plan name.
Features.
Usage limits.
Billing frequency.
Price.
Trial period.
Renewal terms.
Additional charges.
The applicable details will be presented before purchase.
Unless otherwise stated, subscriptions automatically renew for successive billing periods until canceled.
By purchasing an automatically renewing subscription, you authorize our payment processor to charge the applicable payment method at the beginning of each billing period.
14. Free trials and promotional offers
We may offer free trials, discounts, credits, or promotional access.
Additional conditions may apply.
Before a free trial converts to a paid subscription, we will disclose the applicable price and recurring billing terms as required.
Unless stated otherwise, only one trial may be available per customer or business.
We may terminate or restrict a promotional offer if we reasonably determine that it is being abused.
15. Billing and payment authorization
You agree to provide accurate billing and payment information.
You authorize VAIONYX LLC and its payment processor to charge:
Subscription fees.
Usage fees.
Taxes.
Messaging costs.
Approved add-ons.
Other charges disclosed before purchase.
Payments may be processed by a third-party provider.
VAIONYX LLC does not intend to directly store complete payment card numbers or security codes.
You are responsible for keeping the payment method current and authorized.
16. Failed payments
If a payment fails, we may:
Retry the charge.
Notify the account owner.
Restrict paid features.
Suspend the account.
Downgrade the account.
Terminate the subscription.
Request an alternative payment method.
You remain responsible for unpaid amounts incurred before suspension or termination.
We will not intentionally delete Customer Data immediately following a single failed payment, but continued nonpayment may result in account closure under the applicable retention policy.
17. Subscription cancellation
You may cancel an automatically renewing subscription through the account dashboard or another method identified in the Services.
Cancellation will stop future renewals.
Unless otherwise stated:
Cancellation does not retroactively reverse prior charges.
Access may continue through the end of the paid billing period.
Canceling a subscription does not automatically delete the account or Customer Data.
We will not require an unreasonably burdensome process to cancel a subscription.
18. Refunds
Except where required by law or expressly stated in a separate written agreement, payments are nonrefundable after the applicable service period begins.
We may issue refunds or credits at our discretion for:
Duplicate charges.
Confirmed billing errors.
Service failures attributable to VAIONYX LLC.
Other exceptional circumstances.
Refund decisions do not create an obligation to provide the same remedy in future cases.
19. Price and plan changes
We may change subscription prices, plan structures, included features, or usage limits.
Material changes affecting an existing paid subscription will generally be communicated before the next renewal.
Continued use after the change becomes effective constitutes acceptance of the updated price or plan where permitted.
You may cancel before the next renewal if you do not accept the change.
20. Taxes
Prices may not include applicable taxes.
You are responsible for taxes, duties, assessments, and governmental charges arising from your purchase or use of the Services, excluding taxes imposed on VAIONYX LLC's net income.
Where required, taxes may be calculated and collected through the payment process.
21. Acceptable use
You may use the Services only for lawful business purposes.
You may not use the Services to:
Violate any law or regulation.
Send unsolicited or unlawful communications.
Contact individuals without required consent.
Harass, threaten, exploit, or deceive others.
Commit fraud.
Infringe intellectual property rights.
Distribute malware.
Attempt unauthorized access.
Bypass account or usage limits.
Interfere with security systems.
Reverse engineer protected components except where legally permitted.
Scrape or extract information without authorization.
Test system vulnerabilities without written authorization.
Use the Services to develop a directly competing product through unauthorized copying.
Misrepresent AI-generated content as professionally verified.
Upload information you are not authorized to process.
Use the Services for emergency communications.
Use the Services for high-risk activities where failure could cause death, physical injury, or severe property or environmental damage.
We may investigate suspected violations and suspend access when reasonably necessary.
22. Sensitive and regulated information
Unless VAIONYX LLC expressly agrees in writing, the Services are not designed for storing or processing:
Protected health information subject to HIPAA.
Complete payment card data.
Government identification documents.
Biometric templates.
Highly sensitive financial information.
Classified information.
Information subject to specialized security requirements.
You must not use the Services for regulated information unless an appropriate written agreement and technical configuration are in place.
23. Security
We use reasonable measures designed to protect the Services and Customer Data.
You acknowledge that no electronic system is completely secure.
You agree not to:
Share secrets publicly.
Commit API keys to public repositories.
Disable security controls.
Expose authentication tokens.
Use weak or reused passwords.
Provide unauthorized individuals with access.
You must notify us promptly at ceo@vainyx.com if you discover a suspected security incident involving the Services.
24. Intellectual property
The Services, including their software, interfaces, workflows, documentation, designs, logos, trademarks, databases, and original content, are owned by or licensed to VAIONYX LLC.
These Terms do not transfer ownership of the Services to you.
Subject to your compliance with these Terms and payment obligations, VAIONYX LLC grants you a limited, nonexclusive, nontransferable, revocable right to use the Services for your internal business purposes during the applicable subscription period.
You may not copy, sell, sublicense, distribute, or commercially exploit the Services except as expressly authorized.
25. Customer content
You retain ownership of content you submit to the Services.
You represent that your content:
Does not violate law.
Does not infringe another person's rights.
Is not misleading or fraudulent.
May lawfully be processed by VAI IA.
Does not contain unauthorized sensitive information.
You are responsible for your content and the consequences of using, sending, publishing, or relying on it.
26. Feedback
If you provide suggestions, ideas, feature requests, or feedback, you grant VAIONYX LLC a worldwide, perpetual, irrevocable, royalty-free right to use that feedback to improve or develop products and services.
This does not transfer ownership of your confidential business information or Customer Data.
27. Confidentiality
Each party may receive nonpublic information belonging to the other.
The receiving party agrees to:
Use confidential information only for purposes related to the Services.
Protect it using reasonable care.
Disclose it only to persons who need access and are subject to confidentiality obligations.
Not disclose it to unrelated third parties without authorization.
Confidential information does not include information that:
Is publicly available without breach.
Was independently developed.
Was lawfully received from another source.
Must be disclosed by law.
28. Privacy Policy
Our Privacy Policy describes how VAIONYX LLC collects, uses, stores, and shares personal information.
The Privacy Policy is incorporated into these Terms by reference.
If there is a conflict between these Terms and the Privacy Policy regarding personal information, the Privacy Policy will control for that subject.
29. Service availability
We aim to provide reliable Services, but we do not guarantee uninterrupted or error-free operation.
The Services may be unavailable because of:
Maintenance.
Software updates.
Internet failure.
Hosting outages.
Third-party failures.
Carrier restrictions.
Security incidents.
Events outside our reasonable control.
We may perform scheduled or emergency maintenance without prior notice when necessary.
30. Beta and experimental features
Some features may be labeled beta, preview, experimental, test, staging, or early access.
These features:
May be incomplete.
May change without notice.
May contain errors.
May be discontinued.
May not be suitable for production use.
You use beta and experimental features at your own risk.
31. Suspension
We may suspend or restrict access when reasonably necessary to:
Prevent security risks.
Investigate misuse.
Protect users.
Prevent unlawful communications.
Respond to nonpayment.
Comply with law.
Address violations of these Terms.
Protect third-party systems.
Where reasonable, we will provide notice and an opportunity to correct the issue.
32. Termination
You may stop using the Services at any time.
VAIONYX LLC may terminate an account for:
Material breach of these Terms.
Unlawful activity.
Abuse.
Security risk.
Repeated failed payments.
Misrepresentation.
Harm to the Services or other users.
Legal or regulatory requirements.
Upon termination:
Your license to use the Services ends.
Outstanding charges remain due.
Access to Customer Data may end.
Data may be retained or deleted according to our Privacy Policy and legal obligations.
Provisions intended to survive termination will remain effective.
33. Data export and account closure
Where supported, business customers may export certain data before closing an account.
You are responsible for exporting information you wish to retain.
After account closure, data may be deleted following the applicable retention period unless continued retention is required by law, security needs, dispute resolution, or contractual obligations.
34. Third-party services
The Services may depend on third-party providers.
Third-party services are subject to their own terms and policies.
VAIONYX LLC is not responsible for:
Third-party outages.
Changes in third-party APIs.
Carrier delivery failures.
Third-party account suspension.
Third-party data loss.
Changes in third-party pricing.
Independent acts of third-party providers.
We may replace or discontinue an integration if continued operation becomes impractical or unlawful.
35. Disclaimer of warranties
To the maximum extent permitted by law, the Services are provided on an "as is" and "as available" basis.
VAIONYX LLC disclaims warranties of:
Merchantability.
Fitness for a particular purpose.
Noninfringement.
Accuracy.
Availability.
Error-free operation.
Uninterrupted service.
Guaranteed business results.
We do not guarantee that:
AI output will be correct.
Messages will be delivered.
Appointments will be completed.
Integrations will remain available.
The Services will generate revenue.
The Services will satisfy every legal or regulatory requirement applicable to your business.
Some jurisdictions may not permit certain warranty exclusions, so some exclusions may not apply.
36. Limitation of liability
To the maximum extent permitted by law, VAIONYX LLC and its owners, officers, employees, contractors, affiliates, and service providers will not be liable for indirect, incidental, special, consequential, exemplary, or punitive damages.
This includes loss of:
Revenue.
Profits.
Business opportunities.
Data.
Goodwill.
Customers.
Communications.
Appointments.
To the maximum extent permitted by law, VAIONYX LLC's total aggregate liability arising from the Services will not exceed the amount paid by the customer to VAIONYX LLC during the six months immediately preceding the event giving rise to the claim.
Nothing in these Terms excludes liability that cannot legally be excluded.
37. Indemnification
To the extent permitted by law, you agree to defend, indemnify, and hold harmless VAIONYX LLC and its affiliates, owners, officers, employees, contractors, and service providers from claims, losses, damages, liabilities, and reasonable expenses arising from:
Your use of the Services.
Your Customer Data.
Your communications with clients.
Your violation of these Terms.
Your violation of law.
Your failure to obtain required consent.
Your infringement of another person's rights.
Conduct by your authorized users.
VAIONYX LLC will provide reasonable notice of an indemnified claim and may participate in its defense.
38. Informal dispute resolution
Before filing a legal action, each party agrees to attempt in good faith to resolve the dispute informally.
A party initiating a dispute must send written notice describing:
The nature of the dispute.
Relevant facts.
The requested resolution.
Contact information.
The parties will have 30 days to attempt resolution unless immediate legal relief is necessary.
39. Governing law and venue
These Terms are governed by the laws of the State of Utah, without regard to conflict-of-law principles.
Any legal proceeding arising from these Terms or the Services must be brought in the state or federal courts located in Weber County, Utah, and each party consents to the jurisdiction of those courts.
40. Electronic communications and acceptance
You consent to receive agreements, notices, disclosures, invoices, and other communications electronically.
Electronic acceptance, including clicking a button or checking a box, may constitute your signature and agreement to these Terms.
You are responsible for maintaining a valid email address and the ability to access electronic records.
41. Changes to these Terms
We may update these Terms to reflect:
New features.
Legal requirements.
Security improvements.
Changes in business practices.
Changes in third-party services.
Material changes may be communicated through the website, dashboard, email, or another reasonable method.
The updated Terms will show a revised "Last updated" date.
Continued use after the effective date constitutes acceptance where permitted by law.
42. Assignment
You may not assign or transfer your rights under these Terms without our written consent.
VAIONYX LLC may assign these Terms in connection with a merger, acquisition, restructuring, financing, sale of assets, or transfer of the Services.
43. Force majeure
VAIONYX LLC will not be responsible for delays or failures caused by circumstances beyond its reasonable control, including:
Natural disasters.
Internet outages.
Government actions.
Labor disputes.
War.
Civil unrest.
Cyberattacks.
Utility failure.
Carrier disruption.
Third-party platform outages.
44. Severability
If any provision of these Terms is found unenforceable, that provision will be modified to the minimum extent necessary or removed, and the remaining provisions will continue in effect.
45. Waiver
Failure to enforce a provision does not waive the right to enforce it later.
A waiver is effective only when made in writing by an authorized representative of VAIONYX LLC.
46. Entire agreement
These Terms, the Privacy Policy, applicable order forms, and any signed agreements constitute the complete agreement concerning the Services.
They replace prior discussions or understandings relating to the same subject.
Mailing address: 186 W 8517 N, North Ogden, UT 84414, United States
State of organization: Utah, United States
Estos Términos y Condiciones están disponibles en inglés y en español. En caso de conflicto o diferencia de interpretación entre ambas versiones, prevalecerá la versión en inglés.
Estos Términos y Condiciones (los "Términos") constituyen un acuerdo legalmente vinculante entre usted y VAIONYX LLC, que opera comercialmente como VAI IA ("VAIONYX", "VAI IA", la "Compañía", "nosotros" o "nuestro").
Estos Términos rigen su acceso y uso de nuestros sitios web, paneles, asistentes de inteligencia artificial, plataformas de software como servicio, herramientas de comunicación, integraciones, API, funciones de automatización y productos y servicios relacionados, denominados en conjunto los "Servicios".
Al crear una cuenta, adquirir una suscripción, hacer clic en un botón de aceptación, acceder a los Servicios o continuar utilizándolos, usted acepta estos Términos y nuestra Política de Privacidad.
Si no está de acuerdo con estos Términos, no debe acceder ni utilizar los Servicios.
1. Elegibilidad y autoridad
Debe tener al menos 18 años y capacidad legal para celebrar un acuerdo vinculante para poder usar los Servicios.
Si accede o utiliza los Servicios en nombre de una empresa, organización u otra entidad legal, usted declara que:
Tiene autoridad para obligar a esa entidad a cumplir estos Términos.
La información que proporciona es exacta.
La entidad acepta ser responsable de su uso y del uso de sus usuarios autorizados.
En esas circunstancias, "usted" y "Cliente" se refieren tanto a usted como a la entidad que representa.
2. Descripción de los Servicios
VAI IA ofrece software empresarial y herramientas de inteligencia artificial que pueden incluir:
Asistencia empresarial con inteligencia artificial.
Gestión de clientes.
Creación y agendamiento de citas.
Confirmaciones, cancelaciones y reprogramaciones de citas.
Gestión de la información del negocio.
Comunicaciones por SMS y correo electrónico.
Sincronización de calendarios.
Recordatorios del negocio.
Acciones pendientes que requieren confirmación del usuario.
Analítica y paneles operativos.
Automatizaciones del negocio.
Integraciones con terceros.
Gestión de suscripciones y cuentas.
Las funciones pueden variar según la suscripción seleccionada, la configuración, la ubicación, la disponibilidad de terceros y la etapa de desarrollo del producto.
Podemos agregar, eliminar, mejorar, suspender o modificar funciones en cualquier momento.
3. Cuentas empresariales
Ciertos Servicios requieren una cuenta.
Usted acepta:
Proporcionar información de registro exacta y actualizada.
Mantener actualizada la información de la cuenta.
Mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso.
Restringir el acceso a usuarios autorizados.
Usar medidas de seguridad adecuadas.
Notificarnos con prontitud cualquier sospecha de acceso no autorizado.
Aceptar la responsabilidad por la actividad realizada mediante su cuenta.
No puede compartir una cuenta de forma que eluda los límites de usuarios, los precios, los controles de seguridad o las restricciones de acceso.
VAIONYX LLC no es responsable de las pérdidas causadas por accesos no autorizados derivados de su falta de protección de credenciales o dispositivos.
4. Usuarios autorizados
Un cliente empresarial puede autorizar a empleados, contratistas o representantes a acceder a su cuenta.
El cliente empresarial es responsable de:
Determinar quién recibe acceso.
Asignar los permisos adecuados.
Retirar el acceso cuando ya no sea necesario.
Capacitar a los usuarios autorizados.
Asegurar que los usuarios autorizados cumplan estos Términos.
Toda la actividad realizada por los usuarios autorizados.
Las acciones realizadas mediante una cuenta autenticada pueden considerarse autorizadas por el cliente empresarial correspondiente, salvo que se nos haya notificado un acceso no autorizado.
5. Datos del negocio y del cliente
"Datos del Cliente" significa la información enviada, cargada, conectada, generada o procesada a través de los Servicios por un cliente empresarial o en su nombre.
Los Datos del Cliente pueden incluir:
Información del negocio.
Nombres y datos de contacto de clientes.
Citas.
Notas.
Conversaciones.
Eventos de calendario.
Mensajes.
Registros de confirmación.
Archivos.
Información operativa.
Instrucciones proporcionadas a las funciones de IA.
Entre VAIONYX LLC y el cliente empresarial, el cliente empresarial conserva la titularidad de sus Datos del Cliente.
El cliente empresarial otorga a VAIONYX LLC un derecho limitado para procesar los Datos del Cliente en la medida necesaria para:
Prestar los Servicios.
Operar las integraciones solicitadas.
Mantener la seguridad.
Prevenir abusos.
Brindar soporte.
Cumplir con la ley.
Mejorar la fiabilidad y el rendimiento de los Servicios.
El cliente empresarial declara que cuenta con todos los derechos, permisos, avisos y consentimientos necesarios para proporcionar los Datos del Cliente a VAI IA.
6. Responsabilidades de privacidad del cliente
Los clientes empresariales son responsables de su propia recopilación y uso de información personal.
Cada cliente empresarial acepta:
Proporcionar los avisos de privacidad legalmente exigidos.
Obtener consentimiento cuando sea necesario.
Procesar información únicamente con fines legítimos.
Cumplir las leyes aplicables de privacidad, comunicaciones, protección al consumidor y seguridad de datos.
Cuando VAIONYX LLC procesa información personal por cuenta de un cliente empresarial, por lo general es el cliente empresarial quien determina la finalidad y los medios del tratamiento.
Pueden aplicarse términos adicionales de tratamiento de datos a clientes empresariales de nivel corporativo.
7. Funciones de inteligencia artificial
VAI IA utiliza inteligencia artificial para analizar solicitudes, generar respuestas, recuperar información del negocio, recomendar acciones y asistir en tareas operativas.
El resultado generado por IA puede:
Ser incompleto.
Ser inexacto.
Malinterpretar información.
Contener información desactualizada.
Producir resultados inesperados.
Diferir del resultado real de una acción de una herramienta integrada o de la base de datos.
Debe revisar el contenido generado por IA antes de basarse en él.
VAI IA no debe utilizarse como sustituto de asesoramiento profesional calificado, incluido asesoramiento legal, médico, financiero, fiscal, de seguridad o regulatorio.
Usted sigue siendo responsable de:
Revisar el contenido generado por IA.
Confirmar la información importante.
Verificar citas y registros.
Aprobar las comunicaciones.
Evaluar las recomendaciones.
Decidir si una acción automatizada es apropiada.
Cumplir las leyes aplicables a su negocio.
VAIONYX LLC no garantiza que el resultado de la IA sea exacto, completo o adecuado para un fin determinado.
8. Confirmaciones y acciones automatizadas
Ciertas acciones pueden requerir confirmación explícita antes de ejecutarse.
Estas acciones pueden incluir:
Enviar un SMS.
Enviar un correo electrónico.
Crear o modificar una cita.
Cancelar una cita.
Modificar información del negocio.
Contactar a un cliente.
Ejecutar una acción de integración.
Usted es responsable de revisar todos los detalles relevantes antes de confirmar.
Una acción no debe considerarse completada con éxito únicamente porque una respuesta de IA indique que se completó. El resultado autoritativo es el estado devuelto por el sistema, la base de datos, la integración, el registro de mensajes o el proveedor externo correspondiente.
Podemos impedir la confirmación repetida de una misma acción para reducir actividad duplicada.
9. Comunicaciones, SMS y correo electrónico
VAI IA puede permitir que los clientes empresariales envíen comunicaciones transaccionales o de marketing permitidas mediante SMS, correo electrónico u otros canales.
El cliente empresarial es responsable de:
Obtener el consentimiento adecuado del destinatario.
Conservar registros del consentimiento cuando sea exigible.
Identificarse en las comunicaciones.
Enviar únicamente contenido lícito y autorizado.
Proporcionar las instrucciones de exclusión requeridas.
Atender con prontitud las solicitudes de exclusión.
Mantener información de contacto exacta.
Cumplir las reglas de operadores y proveedores.
Completar cualquier registro de mensajería exigido.
Pagar los cargos aplicables de mensajería y de operador.
Los destinatarios pueden responder STOP para excluirse, o HELP para solicitar asistencia.
La frecuencia de los mensajes puede variar. Pueden aplicarse tarifas de mensajes y datos.
Un destinatario que se haya excluido no debe recibir mensajes adicionales no permitidos salvo que otorgue un nuevo consentimiento.
VAI IA no garantiza la entrega de ningún mensaje. Los mensajes pueden retrasarse, filtrarse, rechazarse, bloquearse o marcarse como no entregables por un operador, un proveedor de comunicaciones, el sistema del destinatario o un requisito regulatorio.
10. Registro de mensajería
Algunas jurisdicciones, operadores y redes telefónicas exigen registro, verificación o aprobación antes de poder entregar mensajes.
El cliente empresarial es responsable de proporcionar la información exacta necesaria para:
Registro A2P.
Verificación de números gratuitos.
Verificación del remitente.
Registro de marca.
Campañas de mensajería.
Cumplimiento con los operadores.
Documentación del consentimiento.
Un mensaje aceptado o encolado por un proveedor no necesariamente se entrega al destinatario.
VAIONYX LLC no es responsable de fallos de mensajería causados por registros incompletos, restricciones de operadores, bloqueos del destinatario, números inválidos o aplicación de políticas de terceros.
11. Calendario e integraciones de terceros
Los Servicios pueden permitir a los usuarios conectar servicios de terceros, incluidas plataformas de calendario, comunicaciones, pagos, analítica y productividad.
Al conectar una integración, usted autoriza a VAI IA a acceder y procesar la información permitida por la autorización que otorgue.
Usted es responsable de:
Revisar los permisos solicitados.
Mantener la cuenta conectada.
Asegurar que la integración esté debidamente autorizada.
Desconectar el acceso cuando ya no sea necesario.
Cumplir los términos del tercero.
Revisar la información antes de sincronizarla o modificarla.
Los servicios de terceros están controlados por sus proveedores. No garantizamos su disponibilidad, exactitud, seguridad ni compatibilidad continuada.
Un proveedor externo puede modificar, limitar, suspender o terminar su servicio sin que esté bajo nuestro control.
12. Servicios de Google
Si conecta un servicio de Google, su uso también puede regirse por los términos y políticas aplicables de Google.
Usted autoriza a VAI IA a acceder únicamente a los permisos que apruebe.
Los datos de la cuenta de Google se usarán para proporcionar la funcionalidad solicitada, como:
Sincronización de calendario.
Agendamiento de citas.
Gestión de disponibilidad.
Recordatorios.
Creación o modificación de eventos.
Puede revocar el acceso desde su cuenta de Google o desde VAI IA cuando esté disponible.
13. Suscripciones
Ciertos Servicios pueden requerir una suscripción de pago.
Los detalles de la suscripción pueden incluir:
Nombre del plan.
Funciones.
Límites de uso.
Frecuencia de facturación.
Precio.
Periodo de prueba.
Términos de renovación.
Cargos adicionales.
Los detalles aplicables se presentarán antes de la compra.
Salvo que se indique lo contrario, las suscripciones se renuevan automáticamente por periodos de facturación sucesivos hasta su cancelación.
Al adquirir una suscripción de renovación automática, usted autoriza a nuestro procesador de pagos a cobrar el método de pago correspondiente al inicio de cada periodo de facturación.
14. Pruebas gratuitas y ofertas promocionales
Podemos ofrecer pruebas gratuitas, descuentos, créditos o acceso promocional.
Pueden aplicarse condiciones adicionales.
Antes de que una prueba gratuita se convierta en una suscripción de pago, divulgaremos el precio aplicable y los términos de facturación recurrente según sea exigible.
Salvo que se indique lo contrario, puede haber solo una prueba disponible por cliente o negocio.
Podemos terminar o restringir una oferta promocional si determinamos razonablemente que se está abusando de ella.
15. Facturación y autorización de pago
Usted acepta proporcionar información de facturación y pago exacta.
Usted autoriza a VAIONYX LLC y a su procesador de pagos a cobrar:
Cuotas de suscripción.
Cargos por uso.
Impuestos.
Costos de mensajería.
Complementos aprobados.
Otros cargos divulgados antes de la compra.
Los pagos pueden ser procesados por un proveedor externo.
VAIONYX LLC no pretende almacenar directamente números completos de tarjetas de pago ni códigos de seguridad.
Usted es responsable de mantener el método de pago vigente y autorizado.
16. Pagos fallidos
Si un pago falla, podemos:
Reintentar el cobro.
Notificar al titular de la cuenta.
Restringir funciones de pago.
Suspender la cuenta.
Degradar la cuenta a un plan inferior.
Terminar la suscripción.
Solicitar un método de pago alternativo.
Usted sigue siendo responsable de los importes impagos generados antes de la suspensión o terminación.
No eliminaremos intencionalmente los Datos del Cliente inmediatamente después de un único pago fallido, pero el impago continuado puede resultar en el cierre de la cuenta conforme a la política de conservación aplicable.
17. Cancelación de la suscripción
Puede cancelar una suscripción de renovación automática desde el panel de la cuenta o mediante otro método identificado en los Servicios.
La cancelación detendrá las renovaciones futuras.
Salvo que se indique lo contrario:
La cancelación no revierte retroactivamente cargos anteriores.
El acceso puede continuar hasta el final del periodo de facturación pagado.
Los cargos por uso ya generados siguen siendo exigibles.
Cancelar una suscripción no elimina automáticamente la cuenta ni los Datos del Cliente.
No exigiremos un proceso irrazonablemente gravoso para cancelar una suscripción.
18. Reembolsos
Salvo cuando la ley lo exija o se establezca expresamente en un acuerdo escrito independiente, los pagos no son reembolsables una vez iniciado el periodo de servicio correspondiente.
Podemos emitir reembolsos o créditos a nuestra discreción por:
Cargos duplicados.
Errores de facturación confirmados.
Fallos del servicio atribuibles a VAIONYX LLC.
Otras circunstancias excepcionales.
Las decisiones de reembolso no generan la obligación de otorgar el mismo remedio en casos futuros.
19. Cambios de precio y de plan
Podemos modificar los precios de suscripción, la estructura de los planes, las funciones incluidas o los límites de uso.
Los cambios materiales que afecten a una suscripción de pago vigente se comunicarán por lo general antes de la siguiente renovación.
El uso continuado después de que el cambio entre en vigor constituye aceptación del precio o plan actualizado donde esté permitido.
Puede cancelar antes de la siguiente renovación si no acepta el cambio.
20. Impuestos
Los precios pueden no incluir los impuestos aplicables.
Usted es responsable de los impuestos, aranceles, tasas y cargos gubernamentales derivados de su compra o uso de los Servicios, excluidos los impuestos sobre la renta neta de VAIONYX LLC.
Cuando sea exigible, los impuestos pueden calcularse y cobrarse durante el proceso de pago.
21. Uso aceptable
Puede utilizar los Servicios únicamente con fines empresariales lícitos.
No puede utilizar los Servicios para:
Violar cualquier ley o regulación.
Enviar comunicaciones no solicitadas o ilícitas.
Contactar a personas sin el consentimiento requerido.
Acosar, amenazar, explotar o engañar a otras personas.
Cometer fraude.
Infringir derechos de propiedad intelectual.
Distribuir software malicioso.
Intentar accesos no autorizados.
Eludir los límites de cuenta o de uso.
Interferir con los sistemas de seguridad.
Realizar ingeniería inversa de componentes protegidos, salvo cuando la ley lo permita.
Extraer información sin autorización.
Probar vulnerabilidades del sistema sin autorización escrita.
Usar los Servicios para desarrollar un producto directamente competidor mediante copia no autorizada.
Presentar contenido generado por IA como verificado profesionalmente.
Cargar información que no está autorizado a procesar.
Usar los Servicios para comunicaciones de emergencia.
Usar los Servicios para actividades de alto riesgo en las que un fallo pueda causar la muerte, lesiones físicas o daños graves a la propiedad o al medio ambiente.
Podemos investigar sospechas de incumplimiento y suspender el acceso cuando sea razonablemente necesario.
22. Información sensible y regulada
Salvo que VAIONYX LLC lo acepte expresamente por escrito, los Servicios no están diseñados para almacenar ni procesar:
Información de salud protegida sujeta a HIPAA.
Datos completos de tarjetas de pago.
Documentos de identificación gubernamental.
Plantillas biométricas.
Información financiera altamente sensible.
Información clasificada.
Información sujeta a requisitos de seguridad especializados.
No debe usar los Servicios para información regulada salvo que exista un acuerdo escrito adecuado y una configuración técnica apropiada.
23. Seguridad
Utilizamos medidas razonables diseñadas para proteger los Servicios y los Datos del Cliente.
Usted reconoce que ningún sistema electrónico es completamente seguro.
Usted acepta no:
Compartir secretos públicamente.
Publicar claves de API en repositorios públicos.
Desactivar controles de seguridad.
Exponer tokens de autenticación.
Usar contraseñas débiles o reutilizadas.
Dar acceso a personas no autorizadas.
Debe notificarnos con prontitud a ceo@vainyx.com si descubre un posible incidente de seguridad relacionado con los Servicios.
24. Propiedad intelectual
Los Servicios, incluidos su software, interfaces, flujos de trabajo, documentación, diseños, logotipos, marcas, bases de datos y contenido original, son propiedad de VAIONYX LLC o están licenciados a esta.
Estos Términos no le transfieren la titularidad de los Servicios.
Sujeto a su cumplimiento de estos Términos y de sus obligaciones de pago, VAIONYX LLC le otorga un derecho limitado, no exclusivo, intransferible y revocable de usar los Servicios para sus fines empresariales internos durante el periodo de suscripción aplicable.
No puede copiar, vender, sublicenciar, distribuir ni explotar comercialmente los Servicios salvo autorización expresa.
25. Contenido del cliente
Usted conserva la titularidad del contenido que envía a los Servicios.
Usted declara que su contenido:
No viola la ley.
No infringe los derechos de otra persona.
No es engañoso ni fraudulento.
Puede ser procesado lícitamente por VAI IA.
No contiene información sensible no autorizada.
Usted es responsable de su contenido y de las consecuencias de usarlo, enviarlo, publicarlo o basarse en él.
26. Comentarios
Si proporciona sugerencias, ideas, solicitudes de funciones o comentarios, otorga a VAIONYX LLC un derecho mundial, perpetuo, irrevocable y libre de regalías para usar esos comentarios con el fin de mejorar o desarrollar productos y servicios.
Esto no transfiere la titularidad de su información comercial confidencial ni de los Datos del Cliente.
27. Confidencialidad
Cada parte puede recibir información no pública perteneciente a la otra.
La parte receptora acepta:
Usar la información confidencial únicamente para fines relacionados con los Servicios.
Protegerla con un cuidado razonable.
Divulgarla solo a personas que necesiten acceder y estén sujetas a obligaciones de confidencialidad.
No divulgarla a terceros no relacionados sin autorización.
La información confidencial no incluye información que:
Sea públicamente disponible sin incumplimiento.
Haya sido desarrollada de forma independiente.
Haya sido recibida lícitamente de otra fuente.
Deba divulgarse por ley.
28. Política de Privacidad
Nuestra Política de Privacidad describe cómo VAIONYX LLC recopila, usa, almacena y comparte información personal.
La Política de Privacidad se incorpora a estos Términos por referencia.
Si existe un conflicto entre estos Términos y la Política de Privacidad respecto de la información personal, prevalecerá la Política de Privacidad sobre esa materia.
29. Disponibilidad del servicio
Buscamos ofrecer Servicios confiables, pero no garantizamos un funcionamiento ininterrumpido ni libre de errores.
Los Servicios pueden no estar disponibles debido a:
Mantenimiento.
Actualizaciones de software.
Fallos de internet.
Interrupciones del alojamiento.
Fallos de terceros.
Restricciones de operadores.
Incidentes de seguridad.
Eventos fuera de nuestro control razonable.
Podemos realizar mantenimiento programado o de emergencia sin aviso previo cuando sea necesario.
30. Funciones beta y experimentales
Algunas funciones pueden estar etiquetadas como beta, vista previa, experimental, prueba, staging o acceso anticipado.
Estas funciones:
Pueden estar incompletas.
Pueden cambiar sin aviso.
Pueden contener errores.
Pueden ser descontinuadas.
Pueden no ser adecuadas para uso en producción.
Usted usa las funciones beta y experimentales bajo su propio riesgo.
31. Suspensión
Podemos suspender o restringir el acceso cuando sea razonablemente necesario para:
Prevenir riesgos de seguridad.
Investigar usos indebidos.
Proteger a los usuarios.
Prevenir comunicaciones ilícitas.
Responder al impago.
Cumplir con la ley.
Atender incumplimientos de estos Términos.
Proteger sistemas de terceros.
Cuando sea razonable, daremos aviso y una oportunidad para corregir el problema.
32. Terminación
Puede dejar de usar los Servicios en cualquier momento.
VAIONYX LLC puede terminar una cuenta por:
Incumplimiento material de estos Términos.
Actividad ilícita.
Abuso.
Riesgo de seguridad.
Pagos fallidos reiterados.
Declaraciones falsas.
Daño a los Servicios o a otros usuarios.
Requisitos legales o regulatorios.
Tras la terminación:
Su licencia para usar los Servicios finaliza.
Los cargos pendientes siguen siendo exigibles.
El acceso a los Datos del Cliente puede finalizar.
Los datos pueden conservarse o eliminarse conforme a nuestra Política de Privacidad y a las obligaciones legales.
Las disposiciones destinadas a sobrevivir a la terminación seguirán vigentes.
33. Exportación de datos y cierre de cuenta
Cuando esté disponible, los clientes empresariales pueden exportar ciertos datos antes de cerrar una cuenta.
Usted es responsable de exportar la información que desee conservar.
Tras el cierre de la cuenta, los datos pueden eliminarse una vez transcurrido el periodo de conservación aplicable, salvo que su conservación sea necesaria por ley, por necesidades de seguridad, por resolución de disputas o por obligaciones contractuales.
34. Servicios de terceros
Los Servicios pueden depender de proveedores externos.
Los servicios de terceros están sujetos a sus propios términos y políticas.
VAIONYX LLC no es responsable de:
Interrupciones de terceros.
Cambios en las API de terceros.
Fallos de entrega de operadores.
Suspensión de cuentas de terceros.
Pérdida de datos por parte de terceros.
Cambios en los precios de terceros.
Actos independientes de proveedores externos.
Podemos reemplazar o descontinuar una integración si su operación continuada resulta impracticable o ilícita.
35. Exención de garantías
En la máxima medida permitida por la ley, los Servicios se proporcionan "tal cual" y "según disponibilidad".
VAIONYX LLC rechaza las garantías de:
Comerciabilidad.
Idoneidad para un fin determinado.
No infracción.
Exactitud.
Disponibilidad.
Funcionamiento libre de errores.
Servicio ininterrumpido.
Resultados comerciales garantizados.
No garantizamos que:
El resultado de la IA sea correcto.
Los mensajes se entreguen.
Las citas se completen.
Las integraciones permanezcan disponibles.
Los Servicios generen ingresos.
Los Servicios satisfagan todos los requisitos legales o regulatorios aplicables a su negocio.
Algunas jurisdicciones pueden no permitir ciertas exclusiones de garantía, por lo que algunas exclusiones podrían no aplicar.
36. Limitación de responsabilidad
En la máxima medida permitida por la ley, VAIONYX LLC y sus propietarios, directivos, empleados, contratistas, afiliadas y proveedores de servicios no serán responsables por daños indirectos, incidentales, especiales, consecuentes, ejemplares o punitivos.
Esto incluye la pérdida de:
Ingresos.
Ganancias.
Oportunidades de negocio.
Datos.
Reputación comercial.
Clientes.
Comunicaciones.
Citas.
En la máxima medida permitida por la ley, la responsabilidad total agregada de VAIONYX LLC derivada de los Servicios no excederá el importe pagado por el cliente a VAIONYX LLC durante los seis meses inmediatamente anteriores al hecho que dio origen a la reclamación.
Nada en estos Términos excluye la responsabilidad que no pueda excluirse legalmente.
37. Indemnización
En la medida permitida por la ley, usted acepta defender, indemnizar y mantener indemne a VAIONYX LLC y a sus afiliadas, propietarios, directivos, empleados, contratistas y proveedores de servicios frente a reclamaciones, pérdidas, daños, responsabilidades y gastos razonables derivados de:
Su uso de los Servicios.
Sus Datos del Cliente.
Sus comunicaciones con clientes.
Su incumplimiento de estos Términos.
Su incumplimiento de la ley.
Su falta de obtención del consentimiento requerido.
Su infracción de los derechos de otra persona.
La conducta de sus usuarios autorizados.
VAIONYX LLC dará aviso razonable de una reclamación indemnizable y podrá participar en su defensa.
38. Resolución informal de disputas
Antes de iniciar una acción legal, cada parte acepta intentar de buena fe resolver la disputa de manera informal.
La parte que inicie una disputa debe enviar un aviso escrito que describa:
La naturaleza de la disputa.
Los hechos relevantes.
La resolución solicitada.
La información de contacto.
Las partes dispondrán de 30 días para intentar la resolución, salvo que sea necesaria una medida legal inmediata.
39. Ley aplicable y jurisdicción
Estos Términos se rigen por las leyes del Estado de Utah, sin considerar sus principios de conflicto de leyes.
Cualquier procedimiento legal derivado de estos Términos o de los Servicios deberá presentarse ante los tribunales estatales o federales ubicados en el Condado de Weber, Utah, y cada parte consiente la jurisdicción de dichos tribunales.
40. Comunicaciones y aceptación electrónicas
Usted consiente recibir acuerdos, avisos, divulgaciones, facturas y otras comunicaciones por medios electrónicos.
La aceptación electrónica, incluido hacer clic en un botón o marcar una casilla, puede constituir su firma y aceptación de estos Términos.
Usted es responsable de mantener una dirección de correo válida y la capacidad de acceder a registros electrónicos.
41. Cambios a estos Términos
Podemos actualizar estos Términos para reflejar:
Nuevas funciones.
Requisitos legales.
Mejoras de seguridad.
Cambios en prácticas comerciales.
Cambios en servicios de terceros.
Los cambios materiales pueden comunicarse a través del sitio web, el panel, el correo electrónico u otro medio razonable.
Los Términos actualizados mostrarán una fecha de "Última actualización" revisada.
El uso continuado después de la fecha de entrada en vigor constituye aceptación donde la ley lo permita.
42. Cesión
No puede ceder ni transferir sus derechos bajo estos Términos sin nuestro consentimiento escrito.
VAIONYX LLC puede ceder estos Términos en relación con una fusión, adquisición, reestructuración, financiamiento, venta de activos o transferencia de los Servicios.
43. Fuerza mayor
VAIONYX LLC no será responsable de retrasos o fallos causados por circunstancias fuera de su control razonable, incluidos:
Desastres naturales.
Interrupciones de internet.
Acciones gubernamentales.
Conflictos laborales.
Guerra.
Disturbios civiles.
Ciberataques.
Fallos de servicios públicos.
Interrupciones de operadores.
Caídas de plataformas de terceros.
44. Divisibilidad
Si alguna disposición de estos Términos se considera inaplicable, dicha disposición se modificará en la medida mínima necesaria o se eliminará, y las demás disposiciones continuarán vigentes.
45. Renuncia
La falta de exigir el cumplimiento de una disposición no supone una renuncia al derecho de exigirlo posteriormente.
Una renuncia solo es efectiva cuando se realiza por escrito por un representante autorizado de VAIONYX LLC.
46. Acuerdo completo
Estos Términos, la Política de Privacidad, los formularios de pedido aplicables y cualquier acuerdo firmado constituyen el acuerdo completo respecto de los Servicios.
Sustituyen a discusiones o entendimientos previos relativos a la misma materia.
47. Información de contacto
Las preguntas sobre estos Términos pueden enviarse a: